Eczanenizi Yönetin
 
 

Neden Stok Takibi?

Her işletme gibi eczaneler de karlılıklarını sürekli izlemek durumundadırlar. Oysa giderek eczanelere nakit girişi azalmakta, ilacın satılması ile karşılığının alınması arasındaki süre gittikçe artmaktadır. Günümüzde eczanelerin ekonomik yapıları neredeyse tamamen Sosyal Güvenlik Kurumlarının ödemelerine endeksli hale gelmiştir. Kurum iskontolarının yükselmesi, ilaç kâr oranlarının düşmesi yanında artan maliyetler, öncelikle eczane stokunu iyi bir şekilde yönetmeyi gerektirmektedir.
 
Artık eczanede stok yönetimi olmadan ne finansal ne de yönetsel durum belirlenememekte, varsayıma dayalı ve üretici/dağıtıcı temsilcilerinin yönlendirdiği siparişlerle, elde gereğinden fazla ürün bulundurulması veya talep edilen ürünlerin olmaması sonucu işletme kayba uğramaktadır. Daha kötüsü göz ardı edilen bu kayıplar, zaman içerisinde nakit dengesinin bozulmasına ve sermayenin erimesine yol açmaktadır.

Buna karşılık kar oranları daha yüksek ve dönüşümü hızlı olan dermokozmetik, ortez, protez ve medikaller yanında, bitkisel çaylar gibi ürünlerin de eczanelere gelir sağlayıcı rolleri gittikçe artmaktadır. Bu ürünlerin alım ve satış şartları ilacın çok dışında olduğu kadar, hitap ettiği tüketici gruplarının pazarlık ve satın alma alışkanlıklarının belirlediği talebe göre elde ürün bulundurma zorunluluğu, stok takibinin önemini iyice ortaya çıkarmaktadır.

Eczacılarımızın her yılın sonuna doğru kullandıkları eczane programları ile yeni yılda stok tutmaya karar verdiklerini gözlemlemekteyiz. Eczanelerde bu kararın uygulaması bazen başlayıp yarım kalmakta, bazen de stoklar hatasız girildiği halde sürdürülememektedir.
 


Stok Takibine Başlama

Stok tutmanın olmazsa olmaz diye nitelendirebileceğimiz bölümü, “İlk Stok Girişi” olarak adlandırılan eczanenin stokunun programa işlenmesi bölümüdür. Bu safhada karşılaşılan bazı sorunlar Eczacıları baştan yıldırmakta ve eczane açısından yaşamsal önemi olan stok takibinden vazgeçmelerine neden olmaktadır.

Bu sorunları ve bunlara karşılık gelen çözümleri şöyle sıralayabiliriz:
 
Dolaplardaki Ürünlerimi Nasıl Sayarım?

 		 Dolapların sayılıp programa işlenmesi için zamanı olmadığını varsayan eczaneler, her dolabın sayılarak dökümünün yapılması uzun sürer kaygısıyla sayıma hiç başlamazlar. Bu konuda asıl endişe, sayılan dolap içinden ürün satılması ile ilgilidir. Oysa sayılan ürünler yazıldığı gibi, satılanlar da yazılırsa bu sorun ortadan kalkacaktır.
 
Eczane Çalışırken Stok Sayabilir mi ?
  Tüm eczaneyi aynı anda sayıp bitirme zorunluluğu yoktur. Eczanenin yoğun olmayan saatlerinde bir dolabınızı sayın, programa girin ve bu dolaptan her çıkan ürünü programdan düşün. Ertesi gün diğer dolabınızı da sayın programa girin ve artık iki dolabınızdan yaptığınız satışları da programdan düşmeye başlayın. Bu süreç içerisinde gelen faturaları da programa girmeye başlayın (e-depo® ile depodan fatura aktarımı size bu konuda kolaylık sağlayacaktır).

Bu şekilde devam ederek tüm eczanenin stokunu 1 hafta içinde doğru bir şekilde programa aktarabilirsiniz. Bu yöntem, stok tutma ile ilgili deneyim kazandırmakta, stokun ürün ve personel ile ilgili taraflarında eczacıya yazılımla kontrol olanağı sağlamakta, sayım ve kayıt sırasındaki yanlışların fark edilmesini kolaylaştırmaktadır.
 
Kolay ve Hızlı Stok İçin Öneriniz?
  Farmakom Online!’da stokunuzu hızlı bir şekilde girmeniz mümkündür : “Ürün” seçeneğinde “Hızlı Giriş” butonundan sonra “F4” tuşlanır ve alfabetik sıra ile ürün isimlerinin karşısına miktarları yazılır. Bu stok girişi sırasında Eczanede alım-satım faaliyetleri sürdürülmemelidir.
 
Stok Saymanın Daha Kolay Bir Yolu Yok mu?
  Stokun çok hızlı sayılabilmesi, işin içine biraz daha teknoloji katarak mümkündür. Eczane, bir “El Terminali” ile bir kişi tarafından 3–4 saatte neredeyse hatasız bir şekilde sayılabilir. El terminalleri, barkod okuyuculardan farklı olarak içinde kendine ait belleği olan, veri girişi yapılmasına ve bu girilen verilerin bilgisayara aktarılmasına olanak sağlayan mobil aygıtlardır. Bayilerimizden veya Farmakom’dan telefonla ya da FarmaBBS (http://farmabbs.farma.net.tr/farmabbs) aracılığı ile bu konu hakkında detaylı bilgi alabilirsiniz.
 

 

Stok Takibi Her Zamankinden Daha Kolay

Bilgisayar ortamında stok takibi yapmaya başlayan eczaneler zaman içerisinde değişik sorunlarla karşılaştıklarında stok takibinden vazgeçmeyi düşünürler. Oysa gelişen teknolojik olanakların Farmakom Online!’da yer alması bu sorunların üstesinden gelinmesini sağlamıştır.

Stok takibini zahmetli kılan iki unsur, alış faturaları ile kurum reçetelerinin programa kaydedilmesidir. e-depo® adını verdiğimiz modüler uygulama ile alış faturalarının programınıza aktarılması artık sadece saniyeler almaktadır. Yine, provizyon sistemlerine girilmiş reçetelerin, Farmakom’a ayrıca girilmesine gerek kalmadan “Reçete Aktarım” özelliği kullanılarak programa aktarılması, zamanla yarışan kullanıcıları büyük bir külfetten kurtarmaktadır.
 
SSK, Bağkur ve Emekli Sandığı Reçetelerim Stoktan Nasıl Düşülecek?
  Kullandığınız SSK, Bağkur ve Emekli Sandığı Reçete Provizyon programlarına girdiğiniz reçeteler, gerekli ayarlar yapıldığında Farmakom Online!’a kolayca aktarılabilmektedir. Reçeteleri programınıza “İlk Stok Girişi”ne başlamanızla birlikte hemen aktarmanız gerekmez. Provizyon sistemlerinde ve programda yapacağınız parametre ayarları, isteğinize bağlı olarak işlediğiniz reçete bilgilerini daha sonra da programa aktarabilmenizi, böylelikle stoklarınızın doğru olmasını sağlamaktadır.

 http://www.farma.net.tr/egitim/index.html adresinde Farmakom Online! Eğitim sayfasının Reçete Aktarımı bölümünde parametre ayarlarının ve reçete aktarımının nasıl yapıldığı detaylı bir şekilde anlatılmaktadır.
 
Ürün Girişlerini (Faturalarımı) Stoka Nasıl Ekleyeceğim?
  Artık bu çok kolay, “e-depo®” modülü ile neredeyse tüm depolardan Internet aracılığı ile faturalarınızı anında programa kaydedebilir, yeni aldığınız ürünleri stoklara ekleyebilirsiniz.
(e-Depo® modülü hakkında ayrıntılı bilgi almak için buraya tıklayınız.)
Ya Peşin Satışlar?
  Bir barkod okuyucunuz varsa bu da oldukça kolay. Peşin satışlarınızın tümü barkod okuyucu ya da elle programa kaydedildiği sürece, bu konuda bir sorun yaşamazsınız. Gün ortasında ya da sonunda tüm kayıtlarınız doğru tutulmuşsa, programın gerekli bölümlerinden nakit durumunuzu, kredi kartı ile satışlarınızı, reçeteli satışlarınızı, yaptığınız ödemeleri ve kasanızın anlık durumunu görebilirsiniz.
 
Hastalarımı, Ürünlerimi, Çalışanlarımı, İşletmemi Kontrol Edebilecek miyim?
  Öncelikle yukarıdaki adımlar izlenerek stok tutmada belli bir aşamaya gelindiğinde, eczanenizi daha doğru kararlarla, hızla ve daha kolay yöneteceksiniz.
 

Yeni yıl, yeni başlangıçlarla…